Die Eigentümerversammlung zählt zu den wichtigen Instrumenten der gemeinschaftlichen Entscheidungsfindung in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs). Doch während sich viele Prozesse rund um Immobilien längst digitalisiert haben, finden Eigentümerversammlungen noch häufig in klassischen Präsenzformaten statt. Dabei bietet die Digitalisierung der Eigentümerversammlung enormes Potenzial – für mehr Effizienz, Transparenz und Zeitersparnis. Für Vermieter bedeutet das: weniger Aufwand und mehr Planungssicherheit.
Digitale Eigentümerversammlung – Was ist das genau?
Eine digitale Eigentümerversammlung ermöglicht es, Beschlüsse auch außerhalb physischer Treffen zu fassen – entweder per Videokonferenz, durch Umlaufbeschlüsse oder in hybrider Form. Die rechtlichen Grundlagen wurden insbesondere durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) im Jahr 2020 verbessert. Seither können Eigentümergemeinschaften digital gestützte Versammlungsformate in ihre Gemeinschaftsordnung aufnehmen.
Typische Formen digitaler Versammlungen:
- Videokonferenz: Vollständig digital via Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams.
- Hybride Versammlung: Teilnehmende können vor Ort oder digital zugeschaltet sein.
- Umlaufbeschluss mit elektronischer Zustimmung: Entscheidungen werden schriftlich oder digital gefasst, ohne Versammlung.
Die Digitalisierung ersetzt dabei nicht zwingend das Gespräch – sie strukturiert es neu. Die Herausforderungen liegen vor allem im organisatorischen und technischen Bereich, bieten aber bei richtiger Umsetzung zahlreiche Vorteile.
Vorteile digital organisierter Eigentümerversammlungen
Die digitale Eigentümerversammlung bringt viele Chancen – vor allem für Vermieter mit mehreren Einheiten oder solchen, die ihre Immobilien aus der Ferne verwalten. Sie gewinnen nicht nur zeitlich, sondern auch strukturell.
Diese Vorteile sprechen für die digitale Organisation:
- Zeitersparnis: Keine Anfahrt, keine lange Suche nach Terminen – Eigentümer nehmen flexibel teil.
- Bessere Teilnahmequoten: Eigentümer, die sich sonst nicht einbringen, sind per Videokonferenz oft leichter erreichbar.
- Effiziente Protokollierung: Digitale Tools ermöglichen die direkte Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen.
- Schnellere Entscheidungen: Umlaufbeschlüsse können mit digitaler Zustimmung beschleunigt umgesetzt werden.
- Zugänglichkeit von Unterlagen: Protokolle, Tagesordnungen und Abstimmungsergebnisse sind zentral abrufbar.
Gerade bei großen WEGs mit weit verstreuten Eigentümern oder bei professionellen Vermietern mit mehreren Objekten ist die digitale Option ein echter Effizienzgewinn.
Worauf Vermieter bei der digitalen Organisation achten sollten
So vorteilhaft digitale Versammlungen auch sind – sie müssen gut vorbereitet und rechtlich korrekt umgesetzt werden. Wer hier frühzeitig klare Strukturen schafft, verhindert spätere Konflikte und sorgt für ein reibungsloses Verfahren.
Folgende Punkte sollten Sie berücksichtigen:
- Gemeinschaftsordnung prüfen: Die digitale Durchführung muss in der Gemeinschaftsordnung vorgesehen oder beschlossen werden.
- Technische Barrieren vermeiden: Wählen Sie eine Plattform, die auch für weniger technikaffine Teilnehmende verständlich ist.
- Datenschutz beachten: Setzen Sie auf DSGVO-konforme Tools und sichern Sie die Teilnahme durch passwortgeschützte Räume.
- Einladung und Tagesordnung digital versenden: E-Mails ersetzen Papierpost, sparen Ressourcen und vereinfachen Abläufe.
- Verbindlichkeit sicherstellen: Auch digitale Beschlüsse müssen rechtskonform dokumentiert und gespeichert werden.
Einmal eingeführt, lässt sich die digitale Eigentümerversammlung gut mit weiteren Prozessen kombinieren – etwa der digitalen Buchhaltung oder Mieterdokumentation.
Digitale Tools clever nutzen – Entlastung im Alltag
Immer mehr Vermieter greifen auf digitale Lösungen zurück, um Verwaltungsaufgaben effizient zu organisieren. Neben Plattformen für virtuelle Meetings kommen auch umfassende Verwaltungsprogramme zum Einsatz, die Eigentümerversammlungen vorbereiten, protokollieren und rechtlich korrekt dokumentieren.
Eine Mietverwaltung-App kann hier eine sinnvolle Ergänzung sein – sie ermöglicht es, Versammlungsprotokolle direkt mit Mieterakten zu verknüpfen oder Umlaufbeschlüsse übersichtlich zu archivieren. So behalten Vermieter auch bei mehreren Objekten jederzeit den Überblick.
Weitere digitale Erleichterungen im Zusammenhang mit Eigentümerversammlungen:
- Online-Abstimmungstools für schnelle Meinungsbilder
- Cloud-Systeme für den Zugriff auf vergangene Protokolle
- Digitale Kalender für Terminabsprachen
- Erinnerungsfunktionen für Fristen und Einladungen
- Automatische Exportfunktionen für Steuerberater oder Hausverwaltungen
Digitale Lösungen schaffen Transparenz, beschleunigen Abläufe und entlasten die Vermieter nachhaltig – praktisch bei komplexen Eigentümerstrukturen.
Zukunftsfähige Verwaltung mit digitalen Versammlungen
Die digitale Organisation von Eigentümerversammlungen ist mehr als ein pandemiebedingter Trend – sie ist ein zukunftsfähiges Modell für alle Vermieter, die Prozesse optimieren und Beteiligung stärken möchten. Neben der Zeitersparnis profitieren Vermieter von mehr Struktur, schnelleren Entscheidungen und einer besseren Dokumentation. Mit der richtigen technischen Infrastruktur, rechtlicher Absicherung und einem modernen Toolset wie einer Mietverwaltung-App gelingt der Einstieg problemlos – und bietet langfristige Entlastung.
